Ochrona danych osobowych

Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej KOPERNIK, na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) informuje, co następuje.

Administrator, dane kontaktowe administratora, Inspektor Ochrony Danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa KOPERNIK z siedzibą w Toruniu (87-100), przy ul. Matejki 94/96. Kontakt z administratorem jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: sekretariat@smkopernik.pl, telefonicznie w godzinach pracy biura sekretariat tel. 56 612-06-20, fax. 56 612-06-44 lub pisemnie na wyżej wskazany adres siedziby administratora.

Administrator danych ustanowił Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można się kontaktować za pośrednictwem poczty e-mail: iod@smkopernik.pl lub pisemnie na wyżej wskazany adres Spółdzielni.

Przetwarzanie danych, podstawa, cel i zakres

Podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność pozyskiwania i przetwarzania danych do zarządzania lub administrowania nieruchomościami, wykonania zawartych umów oraz w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora dla wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa (art. 6 ust. 1b i 1c, art. 9 ust. 2b i 2f RODO), a w zakresie pozostałych przetwarzanych danych osobowych podstawę prawną ich przetwarzania stanowi Pani/Pana dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1a RODO).

Administrator przetwarza Pani/Pana dane w szczególności na podstawie i w oparciu o przepisy:

ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze,
ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych,
ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny,
ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego,
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali

oraz innych ustaw i aktów prawnych, w tym również Statutu Spółdzielni.

W przypadku danych osobowych, których podstawą pozyskania i przetwarzania jest wymóg ustawowy lub umowny wynikający z przepisów prawa, osoba posiadająca tytuł prawny do lokalu w zasobach zarządzanych lub administrowanych przez Spółdzielnię jest zobowiązana do ich podania. Konsekwencją niepodania tych danych może być uniemożliwienie lub utrudnienie wykonania przez Spółdzielnię obowiązków wynikających z przepisów prawa oraz zawarcia i wykonywania przez Spółdzielnię tych umów.

W przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody zainteresowanego, podanie tych danych nie jest wymogiem ustawowym lub umownym i jest dobrowolne. Konsekwencją niepodania tych danych może być uniemożliwienie lub utrudnienie wykonania przez Spółdzielnię w sposób poprawny obowiązków umownych lub obowiązków związanych ze świadczeniem usług, w szczególności w zakresie kontaktu z Państwem oraz zarządzania i administrowania lokalami. Udzieloną zgodę może Pani/Pan w dowolnym momencie cofnąć.

Przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się w szczególności w zakresie koniecznym i niezbędnym do:

zarządzania lub administrowania nieruchomościami,
wykonania umów cywilno-prawnych (np. najem, dzierżawa, itd.),
budowania budynków w celu wynajmowania, sprzedaży lub ustanowienia na rzecz członków spółdzielczych praw do lokali mieszkalnych lub użytkowych, praw odrębnej własności lokali mieszkalnych lub lokali o innym przeznaczeniu, a także ułamkowych udziałów we współwłasności w garażach wielostanowiskowych,
prowadzenia na rzecz swoich członków i mieszkańców działalności społecznej, oświatowej i kulturalnej,
wykonywania usług remontowych, porządkowych, konserwacyjnych, swoich zasobów oraz mienia powierzonego,
wykonania ciążących na administratorze danych obowiązków prawnych, np.: wystawianie i przechowywanie faktur oraz innych dokumentów księgowych; udzielanie odpowiedzi na Państwa pytania i wnioski,
ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń, co obejmuje m.in. wysyłanie wezwań do zapłaty, ponagleń, przypomnień, składanie pozwów o zapłatę i innych dokumentów procesowych niezbędnych do dochodzenia roszczeń,
tworzenia zestawień, analiz i statystyk na nasze potrzeby wewnętrzne; obejmuje to w szczególności raportowanie, planowanie, budżetowanie na lata kolejne, itd.

We wskazanych wyżej celach nie będziemy dokonywali profilowania, czyli zautomatyzowanej analizy Państwa danych i opracowania przewidywań na temat preferencji lub przyszłych zachowań. Państwa dane nie będą przetwarzane i wykorzystywane w celach marketingowych.

Okres przechowywania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych, umów, aktów prawnych oraz uzasadnionego interesu administratora w postaci archiwizowania tych dokumentów, a ponadto przez czas niezbędny do dochodzenia roszczeń lub rozpatrywania reklamacji związanych z usługami, z których Pani/Pan korzysta oraz wynikających z przepisów prawa powszechnego. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych jest zgoda, Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do czasu jej wycofania.

Przekazywanie danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane i przekazywane podmiotom administracji samorządowej i rządowej oraz innym organom władzy publicznej, a także podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych zgodnie z ich kompetencjami i uprawnieniami wynikającymi z przepisów prawa.

Pani/Pana dane mogą być również przekazywane:

podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu, w celu wykonywania ciążących na nas czynności:
- podwykonawcom wspierającym nas w wykonaniu usług np. remontowych, budowlanych, porządkowych, konserwacyjnych, czy też związanych z odczytem i rozliczaniem mediów,
- podmiotom obsługującym nasze systemy informatyczne i teleinformatyczne,
- podmiotom świadczącym nam usługi audytowe, pomoc prawną i usługi doradcze,
- podmiotom świadczącym nam usługi z zakresu organizacji aktywności oświatowo-kulturalnej.
innym administratorom danych:
- podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
- podmiotom prowadzącym działalność bankową lub płatniczą,
- podmiotom prowadzącym działalność ubezpieczeniową.

Administrator danych nie będzie przekazywał posiadanych danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

Pani/Pana uprawnienia

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania.

Przysługuje Pani/Panu prawo do przenoszenia danych osobowych na warunkach wynikających z przepisów prawa i uzgodnionych z administratorem danych.

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu administratora, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest zgoda, ma Pani/Pan prawo jej wycofania.

Przysługuje również Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.